Qué es un gestor de proyectos
Un gestor de proyectos, también conocido como Project Manager, es el líder de un proyecto y puede trabajar en una agencia o empresa de traducción. Es el que planifica, coordina y supervisa todas las fases de un proyecto de traducción para alcanzar los objetivos planeados.
Es la persona encargada de asignar tareas y recursos a los traductores, revisores, así como supervisar el progreso y tomar decisiones efectivas para garantizar que el proyecto se entregue de manera exitosa y cumpla con los objetivos.
El papel del gestor de proyectos es muy importante para la organización de cualquier proyecto para terminarlo eficaz y exitosamente. Su trabajo implica varias tareas y muy diferentes. Estas pueden ser: definir los objetivos, la planificación y programación de actividades, la asignación de tareas y recursos, la gestión de presupuestos, la supervisión del progreso y la solución de problemas.
Responsabilidades del gestor
Como hemos mencionado anteriormente, el gestor de proyectos o Project Manager es el líder o encargado de planificar, coordinar y supervisar todas las fases de un proyecto, es decir, desde la definición de los objetivos hasta la entrega del proyecto.
Las principales responsabilidades del gestor de proyectos son las siguientes:
1. Definición de los objetivos
El primer paso es establecer los objetivos del proyecto con el cliente y garantizar que sean claros y precisos.
Este paso es fundamental porque permite que todo el equipo trabaje de la misma manera y en la misma dirección. Para ello es necesario que se establezcan esos objetivos junto con el cliente asegurándose de que sean alcanzables y coherentes.
2. Planificación del proyecto
El gestor de proyecto debe organizar y planificar un plan detallado en el que se incluya los plazos, recursos necesarios, presupuestos y los riesgos que pueden suceder. Es muy importante que se planifique junto con el equipo para que el plan sea realista y revisarlo de manera regular para asegurarse de que todo vaya bien.
3. Asignación de tareas
El gestor de proyecto tiene la responsabilidad de asignar las tareas y responsabilidades a cada personas del equipo, es decir, traductores, revisores, entre otros. De esta manera se asegura de que entiendan lo que se necesita de ellos.
Para poder asignar las tareas, el gestor necesita saber las habilidades y fortalezas de cada miembro del equipo, así asignará las tareas de manera efectiva.
4. Gestión del presupuesto
El gestor debe gestionar el presupuesto, los costos y el rendimiento. Esto implica hacer un presupuesto realista teniendo en cuenta los costos, es decir, lo que le supone a la empresa realizar el proyecto, y el rendimiento, el porcentaje de margen bruto que deja el proyecto.
El presupuesto se gestiona antes de realizar el proyecto y, hasta que el cliente no lo acepte, el proyecto se no lleva a cabo. Una vez que el cliente haya aceptado el presupuesto, siempre por escrito, se comenzará a trabajar con el proyecto.
5. Coordinación de los miembros del equipo
Asimismo, el gestor debe coordinar a los miembros para que trabajen de manera efectiva, que se comuniquen de manera clara y precisa y que se ajusten al plazo.
Algunas tareas que conlleva la coordinación del equipo son resolver problemas o conflictos, motivar al equipo y crear un ambiente de trabajo colaborativo.
6. Supervisión del progreso
En todo momento, el gestor debe supervisar cómo se desarrolla el proyecto, así como el presupuesto y el tiempo para entregarlo en el plazo acordado.
7. Identificación de riesgos y gestionarlos
El gestor debe ser capaz de identificar los riesgos y poder solucionarlos eficazmente, ya sea asignando recursos adicionales o reevaluando todo el plan de nuevo.
Muchas de las tareas mencionadas anteriormente conllevan la toma de decisiones por parte del traductor de manera rápida y eficaz.
8. Comunicación con el cliente y el equipo
Además, es la persona encargada de comunicarse con el cliente y con el equipo, haciendo de puente entre estos dos. Debe comunicar los problemas que ocurran de plazo o presupuesto con el cliente, así como comunicar al equipo lo que el cliente quiere o necesita para el proyecto.
9. Evaluación del proyecto
Finalmente, debe evaluar el proyecto y analizar los resultados para identificar dónde se pueden hacer mejoras para los futuros proyectos.
Herramientas que usa un gestor de proyectos
Para poder realizar todas las tareas anteriormente descritas, el gestor de proyectos necesita una variedad de herramientas que le ayuden en su trabajo. Estas herramientas pueden ayudar en la coordinación del equipo, en el seguimiento del progreso, en la asignación de tareas y en la gestión del presupuesto y el tiempo.
1. Software de gestión de proyectos
Los software de gestión de proyectos son herramientas digitales que ayudan al gestor a planificar y supervisar el progreso del proyecto. Estos programas ayudan a asignar tareas, colaborar en tiempo real, gestionar presupuestos y crear gráficos y diagramas.
2. Herramientas de colaboración
La colaboración es una parte fundamental en un proyecto donde trabajan muchas personas y estas herramientas ayudan al gestor a coordinar y supervisar el trabajo del equipo.
3. Herramientas de gestión del tiempo
Gestionar el tiempo es una tarea clave en la gestión de proyectos. Estas herramientas son útiles para hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea, que nos ayudará a saber si el proyecto avanza correctamente para ajustarse al plazo de entrega.
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